Con el inicio de las campañas de reinscripciones a la vuelta de la esquina, es el momento perfecto para definir un proceso eficiente y sin contratiempos, que le permita a tu colegio asegurar que tanto estudiantes como padres de familia disfruten de una experiencia sin complicaciones. 

En este artículo, exploraremos las mejores prácticas para tu proceso de reinscripciones de cara al ciclo escolar 2024-2025, proporcionándote consejos clave y estrategias que optimizarán tu experiencia. 

Desde la implementación de tecnologías innovadoras hasta estrategias de comunicación efectivas, descubre cómo puedes optimizar este crucial proceso y construir un camino claro hacia el éxito académico de tu colegio. ¡Prepárate para dar la bienvenida al próximo año escolar con confianza y eficacia!

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Sobre las campañas de reinscripciones

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Al momento de idear una campaña de reinscripciones, generalmente puede haber dos objetivos principales:

• Asegurar matrícula: consiste en garantizar el lugar de tu alumnado actual para el próximo curso, mediante promociones y/o descuentos durante el ciclo escolar actual.
• Incrementar ingresos: trata sobre atraer nuevos alumnos a tu escuela, si es que tienes capacidad operativa para ello. En caso de no tener más lugares en tu escuela, entonces el propósito de este objetivo se cumple mediante el aumento en el costo de las colegiaturas e inscripciones, tal cual como ocurre todos los años.

En este sentido, es importante mencionar que, si bien ambos objetivos suelen estar alineados, es pertinente que decidas cuál priorizar antes de crear una campaña de reinscripciones.

Por ejemplo, si tu matrícula está al límite y no suele variar, tu objetivo debe ser asegurar la matrícula del próximo año. En este caso, no necesitas ofrecer muchos descuentos para que tu alumnado actual se reinscriba. Incluso, puedes utilizar incentivos no monetarios que inviten a las familias a asegurar el cupo de sus hijos.

Lo anterior también aplica si tienes listas de espera para que alumnos externos ingresen a tu colegio. No es necesario ofrecerles incentivos monetarios para que se inscriban, ya que tienes la demanda a tu favor.

Sin embargo, si tu caso es que sueles tener mucha deserción año con año, entonces lo que debes priorizar es aumentar tu matrícula y, por consiguiente, aumentar tus ingresos.

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Paso a paso para crear una campaña de inscripciones

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1. Definir qué objetivo priorizar

Tomando lo anterior en consideración, el primer paso es analizar tu situación actual e identificar qué camino debes tomar. Eso sí, sin descuidar ninguno de los dos objetivos primordiales de las reinscripciones.

Para ello:

• Estudia tus niveles de matrícula históricos: si tu matrícula es estable cada ciclo escolar, simplemente puedes tomar la ruta de asegurar matrícula. Si tu matrícula suele variar año tras año, aparte de asegurar que tu alumnado actual se reinscriba, necesitas atraer nuevos alumnos a tu colegio.
• Identifica el grado de satisfacción de los padres: contar con padres felices permite tener una perspectiva clara de su disposición a que sus hijos continúen o no en tu colegio. Puedes medir su satisfacción con una encuesta de NPS.
• Conoce tus métricas de morosidad: entender esto te permitirá planificar financieramente el próximo año. Además, será el principal indicador para determinar qué porcentajes de descuento ofrecerás durante el año, si es que lo harás.

2. Establecer objetivos concretos

Definir tus metas es clave en este proceso, tanto para hacer seguimiento de tu campaña de inscripciones como para tomar decisiones y ejecutar cambios sobre la marcha. Te recomendamos que, en temas de matrícula, te pongas como objetivo asegurar cierto porcentaje de inscripciones antes de una fecha específica, por ejemplo: asegurar el 60% de matrícula / inscripciones antes del 28 de febrero.

3. Planificar con detalle las estrategias del plan de inscripciones

Esto estará basado en el calendario de ofertas que suelen tener protagonismo durante el año. Por lo tanto, deberás ofrecer descuentos en fechas o festividades específicas como Buen Fin, Black Friday o Christmas Sale.

Adelantar este plan de acción es clave para cubrir ciertos niveles de matrícula lo antes posible. Muchos colegios suelen esperar a febrero o marzo para iniciar con su proceso de inscripciones, lo cual no está mal, pero reduce en gran medida la posibilidad de ofrecer ofertas atractivas.

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Algunas buenas prácticas adicionales…

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Genera un Call to Action

Asegúrate de que, durante tus campañas, tus familias tengan claro qué les estás ofreciendo para reinscribirse a tu colegio. Lo mismo para los estudiantes externos que estén interesados en hacer parte de tu alumnado.

En cada interacción de los padres con tus campañas de inscripciones, tiene que haber un accionable claro para que puedan aprovechar tus descuentos. Bien sea un enlace a la página web de tu colegio, un teléfono de contacto, un código QR que los redirija al número de WhatsApp de tu escuela, entre muchas otras opciones.

En resumen, trata de generar la menor fricción posible.

Aprovecha el aguinaldo

Todas las familias tienen ingresos extra en diciembre. Por ello, es importante que trates de alinear tus campañas para que la inscripción de sus hijos sea su primer "gasto".

Es por esto que empezar tu proceso de reinscripciones entre noviembre y diciembre es una forma increíble de aprovechar la disposición de los padres a inscribir a sus hijos en tu escuela. Primero porque tienen más dinero disponible, y segundo porque están rodeados de ofertas y necesitan priorizar las cosas realmente importantes, como lo es la inscripción de sus pequeños.

Crea un costo hundido

Para incentivar a los padres, puedes crear ofertas o descuentos que a ti no te generarán pérdidas inmediatas, pero que a ellos sí les generará beneficios inmediatos.

¿A qué nos referimos?

Por ejemplo, puedes ofrecerles que por pagar su inscripción antes de cierta fecha, su colegiatura de agosto o septiembre es gratis. De esta forma, ofreces un ‘descuento indirecto’. Así, los padres aseguran un beneficio a futuro y tu colegio no tiene pérdidas inmediatas, lo que te permite organizar tu flujo de caja para el siguiente año con mucho tiempo de anticipación.

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¿Qué planes tienen los colegios para el ciclo escolar 2024-2025?

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Consultamos a más de 60 colegios al respecto de sus planes de reinscripciones de cara al próximo año. Conozcamos sus estrategias:

En temas de inscripciones, la mayoría de los colegios tienen pensado iniciar sus campañas entre noviembre y diciembre. Esto no solo les da una ventaja competitiva con respecto a otras instituciones educativas, sino que los ayuda a garantizar su matrícula cuanto antes y organizar sus finanzas con bastante anticipación.

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Por otro lado, la mayoría ofrecerá descuentos generalizados del 20 al 30% para que sus familias se inscriban en su colegio para el ciclo escolar 2024-2025. Consideramos que este es un descuento atractivo y ampliamente aceptado en el sector, por lo que puedes tomarlo como referencia para preparar tu propia estrategia.

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Resumen

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A medida que nos acercamos al ciclo escolar 2024-2025, es el momento propicio para diseñar un proceso de reinscripciones eficiente, que garantice una experiencia sin complicaciones tanto para estudiantes como para padres de familia.

Recuerda, al idear una campaña de reinscripciones, es esencial establecer objetivos claros y concretos. Ya sea asegurar la matrícula actual o buscar un incremento de ingresos atrayendo nuevos alumnos, la clave está en conocer la realidad de tu institución educativa y adaptar tu enfoque en consecuencia.

Siguiendo estos pasos y considerando las prácticas adicionales compartidas, estarás preparado para iniciar tu campaña con confianza. Aprovecha el aguinaldo, genera un llamado a la acción claro y, si es posible, crea incentivos que beneficien tanto a las familias como a tu institución a largo plazo.

Además, no olvides que la tendencia general apunta a iniciar las campañas de reinscripciones entre noviembre y diciembre, ofreciendo descuentos atractivos del 20 al 30%. Toma estas ideas como referencia al planificar tu propia estrategia.

En conclusión, con una planificación cuidadosa, una comprensión profunda de tus metas y una ejecución estratégica, estarás listo para dar la bienvenida al ciclo escolar 2024-2025 con confianza y eficacia. ¡Éxito en tu proceso de reinscripciones!