Todos los meses llega ese momento en el que, como administrador de colegio, debes sentarte a revisar el estado de morosidad de tu escuela, los pagos atrasados y las cuentas pendientes de las que tienes que hacerte cargo.

Sabemos que este es un tema delicado, pero también hace parte de tu labor. Claramente, la morosidad afecta negativamente la salud financiera de tu colegio; por eso, te compartimos algunos consejos para afrontar esta situación y gestionar adecuadamente estos pagos con los padres de familia que hacen parte de tu institución.

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1. Protégete legalmente

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En México no existe una ley que habilite a los colegios a expulsar a un alumno por el atraso prolongado del pago de sus colegiaturas, pero sí se pueden tomar acciones legales que impidan esta situación.

De hecho, la recomendación general de la Secretaría de Educación Pública es manejar este tipo de situaciones bajo comunicación directa con las familias y, en caso de que algún caso escale, es necesaria la intervención de la SEP o alguna institución educativa.

Sin embargo, puedes protegerte de este tipo de casos en tu reglamento escolar interno, detallando claramente los hechos que podrían llevar a tu escuela a tomar acciones legales y las potenciales consecuencias que esto tendría.

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2. ¿Qué hacer?

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Es muy sencillo: conversando.

El primer paso del proceso de cobranzas es una conversación, y en este tipo de casos es necesario entender el motivo del incumplimiento. Algunas razones por las que las familias retrasan el pago de sus colegiaturas pueden ser:

• Olvido de los pagos
• Eventos imprevistos que afectan la economía de la familia
• Impactos por crisis financieras
• Falta de recordatorios de pago
• Incompatibilidad entre la fecha de pago y el momento en el que la familia recibe ingresos

Al comprender la situación que afronta una familia luego de conversarlo de forma privada, amistosa y respetuosa, independientemente de la causa que esté generando el problema, es necesario pasar a negociar.

Por ejemplo, en casos de crisis financieras generalizadas, como ocurrió en la pandemia, se pueden ofrecer modalidades de pagos en cuotas, habilitar canales electrónicos de pago, hacer seguimiento por parte del equipo de cobranzas, entre otras estrategias.

También, si un padre dejó de hacer pagos por olvido o descuido, un sistema de recordatorios automatizados puede funcionar para futuras ocasiones, o si alguna familia necesita hacer su pago en fechas de corte diferentes a las generales, también se puede negociar.

El punto con esto es ser flexible y adaptarse a cada caso específico.

Ahora bien, si nada de esto funciona, o si ni siquiera hay respuesta por parte de la familia cuando se quiera conocer la situación para llegar a potenciales acuerdos, es necesario escalar el caso, como mencionamos anteriormente.

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3. Consejos adicionales

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En un colegio privado, la gestión de los pagos es fundamental, y si bien quisiéramos que todo funcionara a la perfección, en la mayoría de los casos ocurren imprevistos.

Aparte de la hoja de ruta que ya detallamos, estos consejos también pueden ser útiles:

• Asignar un asesor a un caso específico: el manejo de estas situaciones requiere de confianza, así que es necesario que los padres de familia cuenten con un asesor financiero al interior del colegio para que los ayude a darle solución a su caso y disminuir malentendidos.
• Tener el contexto completo del caso: antes de hacer un cobro pendiente, es necesario conocer el historial de pago de la familia y saber cuánto tiempo tiene sin pagar, qué porcentaje de la deuda están dispuestos a liquidar o renegociar por parte del colegio y cuáles son las posibles soluciones para el caso. La preparación es clave.
• Apostar por recordatorios de pago personalizados: a muchos padres simplemente se les olvida hacer sus pagos. Contar con un sistema de recordatorios automatizados es fundamental para que los padres estén al día con su colegiatura.
• Practicar la empatía: recalcarle al equipo de cobranzas que se pongan en el lugar del deudor es muy importante, ya que de esa forma la conversación se torna más amistosa y se llega a acuerdos de formas más sencillas.
• Prepararse para las preguntas incómodas: así como desde el colegio tienen preguntas para los padres de familia, ellos también las tendrán. Antes de dar el primer paso, es necesario que los asesores de cobranza estén preparados para cualquier duda que pueda tener el padre. Sus preguntas no se pueden quedar sin respuesta.
• Jamás uses amenazas: amenazar con llevar un caso a instancias legales u otras consecuencias que tengan que ver con la educación de los alumnos afectados siempre será contraproducente. En vez de eso, es mejor comenzar la negociación con propuestas asertivas para que el padre se ponga al día con sus padres.

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4. Cuenta con nosotros

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Claramente, nadie sabe administrar tu escuela mejor que tú, ¡por eso nos ajustamos a tus necesidades!

Manejar los pagos pendientes es una cosa más que agregar a tu amplia lista de responsabilidades. 

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