Si Cometa fuera una palabra, sería eficiencia.

El Colegio San José Pilcalli nació del sueño de Adriana Jaime, pedagoga con más de 45 años de experiencia, de formar una escuela centrada en la persona, inspirada en María Montessori y en el personalismo del padre Pierre Faure SJ.

Con los años, el colegio se convirtió en una comunidad viva, donde cada familia se conoce por su nombre y el aprendizaje sucede con el mismo cuidado que el primer día.

Las mañanas en Pilcalli comienzan con niños saludando por su nombre al director y papás que aún se quedan unos minutos a platicar. Ese espíritu familiar era justo lo que Rebeca Bross, actual directora administrativa, temía perder al digitalizarse.

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‍Cuando la confianza ya no alcanzó

Durante años, el colegio funcionó con la misma calidez de siempre: papás que conocían a los maestros, procesos administrativos cuidados y una operación que seguía métodos tradicionales.

Usaban un sistema de software que parecía ordenado a simple vista, pero que dependía de que alguien estuviera siempre detrás: registrar pagos, cuadrar cifras, generar facturas y revisar a mano que todo coincidiera. Cada cierre de mes era una carrera contrarreloj entre facturas, recibos y llamadas de padres confundidos.

Todo parecía funcionar… hasta que una mañana las cifras no cuadraron. En contabilidad notaron pagos registrados y facturados que no aparecían en el banco. Parte de la cobranza estaba siendo manipulada: se cumplía en papel, pero no ofrecía el control ni la trazabilidad que una escuela necesitaba.

“Era una administración basada en la confianza de que los números iban a cuadrar correctamente. A simple vista todo estaba bajo control. Pero los papás pagaban, y el dinero no siempre llegaba. Ahí entendí que la confianza sin control no alcanza”, recuerda Rebeca.

El hallazgo fue un golpe duro, pero también un punto de inflexión. El colegio entendió que la buena voluntad y los procesos de siempre ya no bastaban para sostener una operación moderna. Sin automatización ni trazabilidad, incluso las escuelas más organizadas están expuestas a errores y pérdidas.

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Por qué Cometa

Encontrar una herramienta que devolviera el control sin perder el toque humano era el verdadero desafío. El reto era grande: mantener la cercanía de siempre con procesos modernos, automatizados y confiables.

La decisión de cambiar no fue fácil, pero valdría la pena. Después de años con un sistema que conocían de memoria, dar el salto a una nueva plataforma significaba soltar el control.

“Yo quería ver cada peso, cada factura. Si algo no cuadraba, no dormía”, cuenta Rebeca entre risas.

El primer paso fue una prueba. Un proveedor les recomendó Cometa, y desde la primera demostración entendieron que no se trataba solo de un sistema, sino de una nueva forma de trabajar.

El equipo de Cometa migró la base de datos, configuró reglas de becas y activó el portal de pagos para familias.

Al principio, el equipo administrativo seguía revisando todo a mano: reportes, facturas, depósitos. Pero semana tras semana, el sistema confirmaba lo mismo: todo cuadraba.

“Con Cometa ya no hay centavos perdidos. Lo que paga el papá es lo que ves en el banco y lo que se factura. Y lo mejor es que, una vez confirmada la confianza en un sistema que funciona, puedes soltar el control y darle al tutor la autonomía de gestionar sus propios pagos. Las conciliaciones y la facturación son automáticas, y si un tutor tiene alguna duda, él mismo puede consultarla en su portal. Es trasladar el control de pagos del colegio al tutor, sin perder de vista lo que se cobra y se factura a la perfección”, explica Rebeca.

Si Cometa fuera una palabra, sería eficiencia.

El cambio se notó rápido: los pagos comenzaron a llegar antes, los recordatorios funcionaban solos y las facturas se generaban correctas y a tiempo.

Por primera vez en años, Rebeca pudo dejar de apagar incendios y volver a enfocarse en lo que realmente la apasiona: la planeación, la comunicación y el acompañamiento a las familias.

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Transformación

Lo que cambió en 9 meses

• Aumento en la eficiencia de pagos, conciliación y facturación:
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  • Eficiencia en emisión de facturas: 100%‍
  • Mejora en pagos a tiempo: +61%
    

• Morosidad bajo control: una regla de beca condicionada al atraso, combinada con avisos inteligentes, redujo drásticamente los casos que “se pasan del mes”.
  
• Adiós retrabajos fiscales: la facturación automática sale correcta y a tiempo. Las desveladas quedaron en el pasado.‍
• Tiempo de vuelta a lo importante: con la cobranza fluyendo, la dirección retomó la planeación, comunicación y actividades creativas que antes no podía atender.

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Lo que ahora puede hacer gracias a Cometa

Rebeca cuenta que, por primera vez en años, puede dedicar tiempo a lo que realmente le apasiona: crear materiales de comunicación, actualizar folletos, pensar en la estrategia del colegio y atender personalmente a las familias nuevas.

“Todo mi día solía irse en facturas, conciliaciones y llamadas de cobranza. Hoy reviso el dashboard, veo que todo está en orden y puedo concentrarme en cómo contar nuestra historia y mejorar la experiencia de las familias.”

Hoy, el colegio volvió a respirar: la administración ya no es una carga, sino una aliada.

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Conclusión: de la gestión al liderazgo

Si algo resume la experiencia de San José Pilcalli con Cometa, es un cambio de nivel. El colegio pasó de gestionar tareas a dirigir procesos con visión, de reaccionar a los problemas, a anticiparse a ellos. Cometa no solo resolvió la parte operativa: la elevó, transformando el orden diario en una estructura inteligente y confiable.

“Antes todo dependía de mí. Hoy, Cometa me permite tener control sin esfuerzo. Todo está sincronizado, las familias pagan sin complicaciones y el equipo trabaja con tranquilidad”, dice Rebeca.

Esa eficiencia se tradujo en algo más profundo: paz operativa y enfoque estratégico. La dirección dejó de invertir tiempo en conciliaciones o recordatorios y comenzó a dedicarlo a lo que realmente genera valor: la comunicación, la admisión de nuevas familias y la visión de crecimiento del colegio.

Con Cometa, la gestión dejó de ser solo administración para convertirse en liderazgo.

¿Te imaginas cómo sería tu colegio si todo cuadrara así de fácil?

Conoce Cometa y haz que todo cuadre.